Te beperkte voicemail opties | Com-One

VoIP: de oplossing met flexibele voicemail berichten

Bij Com-One worden we vaak benaderd door ondernemers die op de beperkingen van hun huidige (analoge) telefonie botsen. Een vaak voorkomende bron van frustratie is de voicemailfunctie: die is in veel gevallen te beperkt. Met een VoIP-centrale maakt u voor eens en altijd komaf met deze problemen.

Een professionele VoIP-centrale zorgt ervoor dat een onderneming, groot of klein, kan genieten van een flexibel in te stellen voicemail. Bovendien heeft u alles zelf in de hand en beheert u uw centrale volledig zelf.

Wat is een VoIP centrale precies?

Een telefooncentrale die gebruik maakt van VoIP, Voice over Internet Protocol, is een professionele centrale die u laat telefoneren via een stabiele internetverbinding. Dit brengt verschillende voordelen met zich mee. Zo geniet u steeds van de beste geluidskwaliteit en kunt u overal waar u over een internetverbinding beschikt, connecteren met uw telefonie.

Gedaan dus met het installeren van een fysieke telefooncentrale. Een VoIP-centrale bevindt zich volledig online, in de zogenaamde cloud. Daardoor kunt u overal ter wereld, op welk moment dan ook, uw telefooncentrale beheren. Een tijdelijke voicemail instellen, gebruikers toevoegen of de callflow wijzigen is dan ook kinderspel. Hier komt u meer te weten over wat VoIP precies inhoudt.

Geniet van flexibele voicemailberichten met uw VoIP-centrale

Voicemailberichten zorgen ervoor dat uw klanten geïnformeerd worden wanneer u hun oproep niet kan beantwoorden. Zo kunt u hen bijvoorbeeld laten weten dat alle medewerkers in gesprek zijn of dat ze u opbellen buiten de openingsuren. Dit zorgt voor duidelijkheid en resulteert niet in een gefrustreerde beller.

Bij traditionele telefooncentrales kunnen de opties voor voicemailberichten beperkt zijn. Met een VoIP-centrale zijn de mogelijkheden vrijwel eindeloos. U kan er bijvoorbeeld voor kiezen te werken met verschillende berichten die afgespeeld worden in bepaalde situaties of tussen bepaalde uren. Zo kunt u een voicemailbericht laten afspelen wanneer uw medewerkers niet opnemen na 20 seconden, een bericht na sluiting van uw kantoor en een ander bericht tijdens de middagpauze.

Meer weten over de vele voordelen van een VoIP-centrale? Lees er meer over op deze pagina

Voorbeeld: flexibele voicemail bij een verzekeringskantoor

Om wat zaken te verduidelijken, werken we graag met wat voorbeelden. Een eerste voorbeeld is dat van een verzekeringskantoor met vijf verzekeringsagenten en één onthaalmedewerker.

Inkomende oproepen komen terecht bij de onthaalmedewerker. Neemt die niet op na 10 seconden, dan wordt automatisch doorgeschakeld naar de vaste toestellen van twee medewerkers. Nemen ook zij niet op, dan krijgen de zaakvoerders de telefoon doorgeschakeld, eerst op hun vaste toestel, daarna op hun smartphone. Wanneer niemand opneemt tijdens de kantooruren, dan weerklinkt een bericht dat alle medewerkers in gesprek zijn.

Belt u na de openingsuren, dan worden bellers hierop gewezen en krijgen ze de openingsuren te horen, alsook een e-mailadres waarop ze terecht kunnen met vragen. De medewerkers hoeven hier niets voor te ondernemen. De VoIP-centrale past zelf het voicemailbericht aan naargelang het tijdstip

Voorbeeld: flexibele voicemail bij een dokterspraktijk

Een dokterspraktijk met drie dokters en één onthaalmedewerkster stelde verschillende voicemailberichten in, zodat hun patiënten steeds geïnformeerd worden. Wanneer de onthaalmedewerkster niet opneemt en ook de dokters in gesprek of onbeschikbaar zijn, dan weerklinkt één van de onderstaande voicemailberichten:

  • Na sluiting en wanneer geen dokter van wacht is, krijgen patiënten de openingsuren te horen, alsook het nummer van de dokter van wacht in een andere praktijk.
  • Tijdens de openingsuren worden patiënten gevraagd naam en telefoonnummer in te spreken, zodat ze zo spoedig mogelijk terug opgebeld kunnen worden.
  • Op de rechtstreekse nummers van de dokters werden bovendien aparte berichten ingesteld die aangeven tijdens welke uren de dokter in kwestie spreekuur houdt, maar dit enkel indien de oproep niet automatisch doorgeschakeld wordt naar een collega.

Voorbeeld: flexibele voicemail bij een bankkantoor

Een laatste voorbeeld is een bankkantoor met vier medewerkers, waarvan twee medewerkers ook deeltijds een verzekeringskantoor houden. Zij hanteren vier verschillende voicemailberichten, twee voor elke zaak. Wanneer niemand kan opnemen tijdens de openingsuren van het bankkantoor, dan krijgen klanten te horen dat iedereen in gesprek is en kan de klant ofwel blijven wachten, ofwel zijn/haar gegevens inspreken. Na de openingsuren horen klanten wanneer het kantoor precies open is, maar kunnen ze ook hun gegevens inspreken.

Een derde en vierde bericht doen hetzelfde, maar dan op het aparte nummer van de verzekeraar. Beide nummers én de verschillende voicemailberichten, alsook de klantgegevens van beide zaken en alle instellingen van de telefonie, worden allemaal op één en dezelfde plek beschikbaar gesteld. Zo kan een medewerker die voor beide kantoren werkt, toch uit de voeten met één toestel én softwarepakket.

Geniet van flexibele voicemailberichten met een VoIP-centrale van Com-One

Wilt u ook genieten van meer flexibele telefonie en aangepaste voicemailberichten instellen? Aarzel dan niet en contacteer Com-One. Wij zijn uw Belgische VoIP-provider en komen graag bij u langs om uw specifieke situatie te bespreken. We zijn ervan overtuigd dat we ook voor uw zaak een passende oplossing kunnen uitwerken.

U bereikt Com-One via het contactformulier, of telefonisch via 09 274 02 00 .

Vraag naar een offerte op maat!
Bel +32 9 274 02 00 of vul ons formulier in.