Uw callflow beheren met een VoIP telefooncentrale | Com-One

Uw callflow beheren met een VoIP telefooncentrale

Één van de vaakst voorkomende problemen die ondernemers ertoe aanzet te kiezen voor een moderne telefooncentrale, is dat binnenkomende oproepen soms onbeantwoord blijven of niet snel genoeg bij de juiste persoon terechtkomen. Een professionele telefooncentrale die gebruik maakt van VoIP is de oplossing voor dit probleem. Hoe? Omdat u de weg die de binnenkomende oproepen volgen, de zogenaamde callflow, zelf in de hand heeft.

Wat is een VoIP-centrale?

Vooraleer een perfecte callflow uit de doeken te doen, is het belangrijk dat u weet wat een VoIP centrale is. Dit soort telefooncentrales maakt gebruik van het ‘Voice over Internet Protocol’. Voor velen klinkt dit onbekend in de oren, maar eigenlijk betekent dit niets meer dan een telefooncentrale die gebruik maakt van een internetverbinding.  

Het verschil met een traditionele telefooncentrale is dat een VoIP centrale over veel extra troeven beschikt die ervoor zorgen dat u professioneler communiceert met uw klanten. Zo bent u altijd en overal bereikbaar op uw professionele telefoonnummer en blijven geen oproepen onbeantwoord. Daarnaast schakelt u moeiteloos oproepen door en beheert u eenvoudig een voicemail of keuzemenu.

Wat zijn de mogelijkheden bij het bepalen van een goede callflow?

Bij een traditionele telefooncentrale kunt u maar één inkomende en één uitgaande oproep tegelijkertijd doen. Een VoIP centrale kan honderden gebruikers en toestellen bevatten, die allen tegelijk oproepen kunnen ontvangen. Zoals hierboven reeds vermeld, is een belangrijke functie van een moderne centrale dat u de callflow volledig zelf in handen heeft. Zo bepaalt u hoe een binnenkomende oproep behandeld wordt op verschillende momenten. U kiest zelf wie een inkomende oproep moet beantwoorden en kan hier vrij ver in gaan. Zo kunt u bepaalde telefoonnummers koppelen aan verschillende vertegenwoordigers. Zo krijgen zij steeds hun vaste klanten aan de lijn, ook al bellen ze naar het algemene nummer.

Een andere optie is dat u elke beller een keuzemenu voorschotelt die hen zelf laat kiezen welke dienst ze aan de lijn krijgen. Of u opteert ervoor een oproep die niet binnen een bepaalde tijd beantwoord wordt automatisch te laten doorschakelen. Ook flexibele voicemailberichten behoren tot de mogelijkheden.

Kortom: de opties zijn vrijwel eindeloos en u beheert alles eenvoudig zelf via het toegankelijke online platform of onze smartphone app.

Voorbeelden van een goede callflow

Een perfecte callflow zorgt ervoor dat geen oproep verloren gaat en de beller zo snel mogelijk de juiste persoon aan de lijn krijgt. Een concreet voorbeeld kan hierbij veel verduidelijken.

Een bedrijf met een salesafdeling kan er bijvoorbeeld voor kiezen haar ERP- of CRM pakket te koppelen aan de VoIP centrale. Zo kunnen binnenkomende oproepen van bestaande klanten zoveel mogelijk meteen doorgeschakeld worden naar de juiste vertegenwoordiger. Indien die op klantenbezoek, onderweg of afwezig is, kan ervoor gekozen worden de oproep door te schakelen naar de klantendienst.

Een andere voorbeeldsituatie is een dokterspraktijk met drie dokters en één onthaalmedewerkster. Elke binnenkomende oproep komt tijdens de openingsuren (08:00 - 18:00) bij de onthaalmedewerkster terecht. Zij kan vervolgens oproepen doorschakelen naar de dokter in kwestie. Indien zij in gesprek is, of na 10 seconden niet opneemt, dan gaat de oproep rechtstreeks naar dokter 1 die dienst heeft. Neemt ook hij/zij niet op na 10 seconden, dan is dokter 2 met dienst aan de beurt. Indien niemand beschikbaar is, dan komt de beller op een voicemail terecht. In totaal zijn drie aangepaste voicemailberichten ingesteld, die afgespeeld worden tussen bepaalde uren en de patiënt verder informeren over openingsuren of beschikbaarheden. Wanneer de praktijk gesloten is, worden oproepen rechtstreeks doorgeschakeld naar de smartphone van de dokter van wacht, of wordt een aangepast voicemailbericht afgespeeld.

Uw VoIP centrale op maat bij Com-One

Onze jarenlange ervaring zorgt ervoor dat we bij Com-One gepaste oplossingen hebben voor elke onderneming, groot of klein. Wij helpen u graag met het uitwerken van een performante callflow. Aarzel niet om ons vrijblijvend te contacteren. Wij komen graag bij u langs om een voorstel op maat uit te werken.

U kunt ons bereiken via het formulier hieronder, of telefonisch via 09 274 02 00.

Vraag naar een offerte op maat!
Bel +32 9 274 02 00 of vul ons formulier in.